استمارة جرد الوثائق الإدارية قبل الرقمنة
استمارة إدارية جزائرية لجرد الوثائق الإدارية الورقية قبل رقمنتها، موجهة إلى المسؤولين عن الأرشيف والجرد في الجهات البلدية والإدارية والصحية والتعليمية والاقتصادية وغيرها. تتيح هذه الوثيقة تسجيل بيانات الجهة المعنية، والقطاع، ورقم الجرد، وتاريخ الإعداد، إلى جانب معلومات مسؤول الجرد، بما يشمل الاسم الكامل والوظيفة والبريد الإلكتروني المهني ورقم الهاتف. تتضمن الاستمارة جدولاً لحصر أنواع الوثائق وعدد الملفات والفترات الزمنية وحالة الوثائق والملاحظات، مع أمثلة تشمل ملفات الحالة المدنية، والسجلات المالية، والمراسلات الرسمية، والقرارات الإدارية. كما تتيح تحديد حالة الوثائق الورقية بدرجات تشمل جيدة ومتوسطة وتالفة جزئياً. وتضم خانات لتصنيف الوثائق حسب حساسيتها، مثل الوثائق العامة والداخلية والسرية والمحمية قانوناً، وتسجيل طريقة تنظيمها الورقي، سواء حسب السنة أو الرقم التسلسلي أو من دون تصنيف، مع الإشارة إلى وجود فهارس ورقية. تغطي الاستمارة كذلك قابلية الوثائق للرقمنة، من خلال تحديد ما إذا كانت قابلة للمسح الضوئي، أو تحتاج إلى ترميم جزئي، أو تتضمن بيانات شخصية أو توقيعات أصلية. وفي قسم التوصيات الأولية يمكن اقتراح الرقمنة الفورية، أو مراجعة الوثائق وتصنيفها قبل الرقمنة، أو استشارة الأرشيف الوطني. وتختتم بخانة التصديق التي تتضمن مكان وتاريخ التحرير، واسم المسؤول وصفته وتوقيعه وختم المؤسسة، لاعتماد الجرد ضمن سجل التحضير لعملية الرقمنة الرسمية.
idara
الرافع
…الرقمنة واإلحصائيات /املديرية العامة لألرشيف الوطين الوالية..................................................... : استمارة جرد الوثائق اإلدارية قبل الرق…
