استمارة جرد الوثائق الإدارية قبل الرقمنة

‫الجمهورية الجزائرية الديمقراطية الشعبية‬ ‫وزارة الرقمنة واإلحصائيات ‪ /‬املديرية العامة لألرشيف الوطين‬ ‫الوالية‪..................................................... :‬‬

‫استمارة جرد الوثائق اإلدارية قبل الرقمنة‬

‫رقم الجرد‪ / .......... :‬ج‪.‬ر ‪___20 /‬‬ ‫تاريخ اإلعداد‪___20 / ___ / ___ :‬‬ ‫الجهة املعنية‪..................................................... :‬‬ ‫القطاع‪ ☐ :‬بلدي ☐ إداري ☐ صحي ☐ تعليمي ☐ اقتصادي ☐ أخرى‬

‫**‪ .1‬معلومات املسؤول عن الجرد‪**:‬‬ ‫‪ -‬االسم الكامل‪..................................................... :‬‬ ‫‪ -‬الوظيفة‪..................................................... :‬‬ ‫‪ -‬الربيد اإللكرتوني املهين‪..................................................... :‬‬ ‫‪ -‬رقم الهاتف املهين‪..................................................... :‬‬

‫**‪ .2‬معلومات الوثائق الورقية‪**:‬‬ ‫| عدد امللفات | الفرتة الزمنية | حالة الوثائق | مالحظات |‬ ‫| نوع الوثائق‬ ‫|‪|----------|----------------|----------------|--------------|--------------------------‬‬ ‫| ☐ جيدة ☐ متوسطة ☐ تالفة جزئًي ا | ‪| ........‬‬ ‫| ملفات الحالة املدنية | ‪2020–1990 | ..........‬‬ ‫| ☐ جيدة ☐ متوسطة ☐ تالفة جزئًي ا | ‪| ........‬‬ ‫| ‪2022–2005 | ..........‬‬ ‫| سجالت مالية‬ ‫| ☐ جيدة ☐ متوسطة ☐ تالفة جزئًي ا | ‪| ........‬‬ ‫| ‪2023–2010 | ..........‬‬ ‫| مراسالت رسمية‬ ‫| ‪ ☐ | ............... | ..........‬جيدة ☐ متوسطة ☐ تالفة جزئًي ا | ‪| ........‬‬ ‫| قرارات إدارية‬

‫**‪ .3‬تصنيف الوثائق حسب الحساسية‪**:‬‬ ‫☐ عامة‬ ‫☐ داخلية‬ ‫☐ رسية‬ ‫☐ محمية قانوًنا‬ ‫☐ أخرى‪..................................................... :‬‬

‫**‪ .4‬حالة التنظيم الورقي‪**:‬‬ ‫☐ مصنفة حسب السنة‬ ‫☐ مصنفة حسب الرقم التسلسلي‬ ‫☐ غري مصنفة‬ ‫☐ تحتوي على فهارس ورقية‬ ‫☐ أخرى‪..................................................... :‬‬

‫**‪ .5‬مالحظات حول قابلية الرقمنة‪**:‬‬ ‫☐ الوثائق قابلة للمسح الضوئي‬ ‫☐ تحتاج إلى ترميم جزئي قبل الرقمنة‬ ‫☐ تحتوي على بيانات شخصية‬ ‫☐ تحتوي على توقيعات أصلية‬ ‫☐ أخرى‪..................................................... :‬‬

‫**‪ .6‬التوصيات األولية‪**:‬‬ ‫☐ رقمنة فورية‬ ‫☐ مراجعة الوثائق قبل الرقمنة‬ ‫☐ تصنيف الوثائق قبل الرقمنة‬ ‫☐ استشارة األرشيف الوطين‬ ‫☐ أخرى‪..................................................... :‬‬

‫**‪ .7‬التصديق‪**:‬‬ ‫تم إعداد هذا الجرد وفًق ا للمعاينات امليدانية‪ ،‬وُيعتمد ضمن سجل التحضري لعملية الرقمنة الرسمية‪.‬‬

‫حرر بـ‪ ___________ :‬بتاريخ‪___20 / ___ / ___ :‬‬ ‫اسم املسؤول عن الجرد‪..................................................... :‬‬ ‫الصفة‪..................................................... :‬‬ ‫اإلمضاء‬ ‫ختم املؤسسة‬