تصريح بإتلاف وثائق بعد الرقمنة الرسمية
هذا نموذج إداري مخصص للجهات التي ترغب في توثيق إجراءات إتلاف وثائقها الورقية بعد رقمنتها، ويُستخدم لتسجيل بيانات الجهة والوثائق والبيئة الرقمية المرتبطة بها. يناسب المؤسسات والقطاعات البلدية والإدارية والصحية والتعليمية والاقتصادية وغيرها، ويتضمن حقولًا قابلة للتعبئة بدلًا من كونه وثيقة مكتملة البيانات. يبدأ النموذج ببيانات التصريح والإيداع، مع خانات للولاية ورقم التصريح والتاريخ. ثم يعرض قسمًا خاصًا بمعلومات الجهة المصرِّحة، مثل الاسم الرسمي، القطاع، العنوان الإداري، البريد الإلكتروني، رقم الهاتف، اسم المسؤول الإداري، وعدد الموظفين. ويتضمن قسمًا تفصيليًا لحصر الوثائق التي جرى رقمنتها، من خلال جدول يتيح تسجيل نوع الوثائق، والفترة الزمنية التي تغطيها، وعدد الملفات، وصيغة الرقمنة، والملاحظات. وتظهر ضمن أمثلة المحتوى سجلات الحالة المدنية، والسجلات المالية، والمراسلات الرسمية، مع الإشارة إلى صيغ مثل الملفات المؤمنة والصور الممسوحة ضوئيًا وقواعد البيانات. كما يحتوي النموذج على قسم يتعلق بالنظام الرقمي المعتمد، ويطلب اسم النظام أو المنصة ونوعها، مع خانات للتحقق من سلامة النسخ الرقمية، وحفظها في خوادم مؤمنة، وتوفير نسخ احتياطية. ويتيح ذلك تنظيم المعلومات اللازمة قبل اتخاذ إجراء الإتلاف، وربط الوثائق الأصلية بنسخها الرقمية وبيان مدى جاهزية الحفظ الإلكتروني. هذا المستند مناسب للعاملين في الأرشيف والإدارة والرقمنة والمسؤولين عن حفظ السجلات.
idara
الرافع
…الوالية..................................................... : ترصيح بإتالف وثائق بعد الرقمنة الرسمية رقم الترصيح / .......... :إ.و ___20 / تاريخ اإلي…
