طلب تحويل الأرشيف الورقي إلى قاعدة بيانات إلكترونية
استمارة إدارية باللغة العربية بعنوان «طلب تحويل الأرشيف الورقي إلى قاعدة بيانات إلكترونية»، موجهة إلى الجهات البلدية والإدارية والصحية والتعليمية والاقتصادية وغيرها الراغبة في رقمنة وثائقها وأرشيفها الورقي. صادرة في إطار المديرية العامة للأرشيف الوطني، وتستخدم لتقديم طلب منظم يوضح بيانات الجهة الطالبة واحتياجاتها ومجال التحويل الرقمي. تتضمن الاستمارة حقولاً لرقم الطلب وتاريخ الإيداع، والاسم الرسمي للجهة، والقطاع، والعنوان الإداري، والبريد الإلكتروني الرسمي، ورقم الهاتف، واسم المسؤول الإداري، وعدد الموظفين، وعدد الملفات الورقية الحالية. كما تتيح تحديد نوع الوثائق المراد تحويلها، مثل الملفات الإدارية والسجلات المالية والمراسلات الرسمية، مع إمكانية إضافة أنواع أخرى. تشمل الوثيقة قسماً لأهداف التحويل الرقمي، ومنها تسهيل الوصول إلى المعلومات، وتحسين الحفظ والأمان، وتقليل المساحة المادية، ودعم اتخاذ القرار. وتطلب تحديد نطاق العملية من خلال عدد الوثائق المستهدفة، والفترة الزمنية المغطاة، وبيان وجود نسخة رقمية جزئية أو تصنيف سابق للوثائق أو قاعدة بيانات جاهزة. كما تتناول الموارد المتوفرة، بما في ذلك الماسحات الضوئية والتجهيزات المعلوماتية وبرامج الأرشفة والموظفين المؤهلين، وتحدد أنواع الدعم المطلوب، مثل الدعم التقني أو المالي، والمواكبة الهندسية والاستشارية، والإدماج في برنامج وطني للأرشفة. وتضم قائمة بالوثائق المرفقة، مثل تقرير حالة الأرشيف الورقي، والخطة الأولية للتحويل الرقمي، والوصف الوظيفي للوثائق، والتقدير الزمني والمالي. وتختتم بتعهد الجهة الموقعة بتوفير المعطيات والموارد، والتعاون مع الجهات التقنية، وتقديم تقارير دورية عن تقدم العملية، مع خانات للتحرير والتاريخ واسم المسؤول وصفته والتوقيع وختم المؤسسة.
idara
الرافع
… /املديرية العامة لألرشيف الوطين الوالية..................................................... : طلب تحويل األرشيف الورقي إلى قاعدة…