محاضرة حول التقرير والمحضر الإداري

جامعة محمد الش DD 1 Cher حية سوق مساعدية وق أهراس جامعة محمد الشريف مساعدية - سوق أهراس كلية العلوم الاقتصادية والتجارية وعلوم التسيير المحور الثاني - المحاضرة -١٥ نماذج الوثائق الإدارية التقرير والمحضر التقرير ١- تعريفه : التقرير وثيقة إدارية مكتوبة يحررها مفتش أو مندوب عن مؤسسة ما في قضية محـد استجابة لطلب جهة مسؤولة من أجل تحديد الموقف واتخاذ التدابير المناسبة ومن ثم ف الغاية من إعداده هي غاية عملية, فمن خلاله لا يكتفي لما اتخذه من موقف بين من القض التي يتناولها, بل يذكر السبب والعلة, ويقترح الحل والعلاج التحرير الإداري

2 ويرتكز محرر التقرير على الواقع, ليستنبط المعطيات الأساسية التي تسمح له بإبداء رأي ووجهة نظر مسببين حول الموضوع قصد تمكين المرسل إليه من اتخاذ الإجراءات والتدابير الضرورية. 2- أنواع التقارير: تتنوع أغراضه حسب الغرض الذي تؤديه كالتقارير الإحصائية, التقارير الدورية, تقارير توصية, تقارير رسمية, تقارير بحث واستقصاء, قرير تفتيش, تقرير إخباري 1.2- تقارير بحث وإستقصاء : ويحررها الخبراء بعد استطلاع ميداني يخص فروع النشاط التي تهم المؤسسات أو الإدارات التي ينتسبون إليها فقد يكلف مقرر بإنجاز : تقرير إستقصاء يتعلق ببحث إمكانات تسويق بضاعة ما يكلف آخر بإنجاز دراسة ميدانية بقصد تقديم إقتراحات لتوجيه أذواق الناس الى استهلاك نوع جديد من المواد يكلف ثالث بدراسة بيئية قصد معرفة مدى صلاح منطقة معينة لإقامة مصنع أو حضيرة 2- تقرير تفتيش : وهي تقارير غايتها إطلاع المسؤولين على الوتيرة التي تسير عليها فروع المؤسسات التي يديرونها ومن خلالها يتعرفوف على الحسنات والنقائص وعلى ضوئها يأمرون بإدخال التعديلات المناسبة على اجهزة التسيير والتنفيذ, فقد تكون تقارير التفتيش سرية أو شخصية تهدف الى تقييم الموظفين وبناء على نتائجها قد يرقى البعض أو قد يعاقب البعض الأخر وذللك يهدف الى فرض نجاعة أكبر على هياكل التسيير و العمل . 3 تقارير أحداث و حوادث : وهي التي تنجز إثر وقوع حدث ما مثل : تحديد ظروف وقوع حريق في ورشة صناعية تقييم نشاط مؤسسة معينة أثناء معرض تجاري . أهمية التقرير : للتقرير أهمية في توثيق العمل وتقييمه ووصفه وتنظيمه لأنها بيان مكتوب يصف حالة أو نشاطا أو مشروعا, وبواسطة التقارير نحدد المشكلة أو الأمور التي ينبغي علينا معالجتها وعرضها ومالم تكن الأمور محددة فمن الصعب إدراك الأهداف أو متابعة القراءة في خطة العمل واستيعاب المستقبل وكل هذا الهدف منه : تحديد الصعوبات التي واجهت النشاط توثيق النشاط للرجوع اليه وقت الحاجة استخلاص افكار جديدة وانتاجها وتنميتها وحفضها الشعور بالانجاز وزيادة الثقة بالنفس اقتراح إجراءات أو تدابير تقديم مساعدة للمرسل إليه الذي هو بحاجة الى رأي المختص في الموضوع توضيح الرؤى للمرسل إليهم حول الإشكالية التخمين والإعداد للمستقبل شروطه وضوابطه :

3 جمع المعلومات من مصادرها الأصلية بالمقابلة أو الكتابة أو غيرها التحقق من صحتها تمهيدا لتحليلها تحليلا مطلوبا الانتباه للزمن فى الوثائق والأخذ بالأحداث قد تحتاج بعض التقارير لإدراج بعض الصور تحديد المحاور الأساسية لكتابة التقرير وفقا للغرض المقصود من التقرير وينبغي الصدق والنزاهة بعيدا عن الإغراض الشخصية ( المصلحة ) الاهتمام بشكل التقرير الخارجي وأسلوب صياغته وتحريره مراعاة الدقة والوضوح والأمانة في نقلل الحقيقة - الشرف يراعى في التقرير حذف مايلي : الأمثلة / الأوصاف / العموميات / الاحتمالات ه تصميم التقرير : يتعين على المحرر أن يلتزم بمختلف الملاحظات وا