محضر اجتماع تنسيقي مع وسائل الإعلام

وثيقة إدارية باللغة العربية مخصصة لتوثيق الاجتماعات التنسيقية بين مؤسسة أو جهة منظمة ووسائل الإعلام. يستفيد منها مسؤولو الاتصال والإدارة العامة والجهات المكلفة بتنظيم الأنشطة والفعاليات، كما تصلح للاجتماعات الدورية أو الاستثنائية أو التحضيرية المرتبطة بحدث أو برنامج معين. تتضمن الوثيقة بيانات تعريفية للاجتماع، مثل رقم المحضر، وتاريخ الانعقاد، ومكانه، ونوعه، والجهة المنظمة. كما تحتوي على جدول خاص بالحضور، يتيح تسجيل الاسم الكامل، والصفة، والمؤسسة الإعلامية، والتوقيع، بما يساعد على توثيق الجهات المشاركة ومسؤوليها. يعرض جدول الأعمال محاور عملية للتنسيق الإعلامي، من بينها تقديم برنامج النشاط أو الحدث، وتحديد طبيعة التغطية المطلوبة، ومناقشة آليات التنسيق والنقل، واعتماد نقاط اتصال رسمية، مع إمكانية إضافة محاور أخرى عند الحاجة. وتخصص الوثيقة قسمًا لتسجيل أهم النقاط المتفق عليها، مثل موعد إرسال الدعوات، وتوفير فضاء إعلامي داخل المؤسسة، وتحديد ممثل للتصريحات، وإتاحة الوثائق والمحتوى الإعلامي مسبقًا، وتنظيم التصوير والتسجيل وفق الإجراءات الداخلية. كما تضم جدولًا للتوصيات والإجراءات المقترحة، يربط كل موضوع بالإجراء المطلوب والجهة المكلفة والآجال والملاحظات. وتتيح خانة الملاحظات العامة تدوين أي تفاصيل إضافية، إلى جانب تحديد موعد الاجتماع المقبل إن وجد. وفي نهايتها توجد بيانات تحرير المحضر، ومكانه وتاريخه، واسم رئيس الجلسة وصفته وتوقيعه، مع مساحة للختم.

• 1محضر اجتماع تنسيقي مع وسائل الإعلام